Microsoft Teams คือ แพลตฟอร์มทำงานเป็นทีม ตอบโจทย์ทั้งบริษัทและองค์กร

Microsoft Teams หรือ MS Teams ถือเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม และการประชุมในรูปแบบVDO Conference ที่ช่วยให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนการทำงานแบบเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าพนักงานจะทำงานอยู่ที่บ้าน (Work from Home) หรือที่บริษัท

การใช้งาน Microsoft Teams นั้น สามารถสื่อสารได้หลายช่องทาง ทั้งการส่งข้อความแชต, ข้อความเสียง หรือวิดีโอคอลแบบที่ได้ยินทั้งเสียงและเห็นหน้าคู่สนทนา อีกทั้งยังสามารถใช้บริการต่าง ๆ ของ Microsoft 365 อาทิ การแชร์ข้อมูลผ่าน OneDrive และการเสนอพรีเซนเทชันผ่านโปรแกรม PowerPoint ได้ด้วย

แม้ว่าเริ่มต้นจากการเป็นแอปพลิเคชันที่ใช้งานในเชิงธุรกิจ แต่ล่าสุด Microsoft ได้ผลักดันให้แพลตฟอร์มนี้เป็นบริการสำหรับผู้ใช้งานทั่วไปด้วย จึงทำให้ Microsoft Teams กลายเป็นส่วนสำคัญของระบบปฏิบัติการ Window11 OS ด้วย

โดย Microsoft Teams เวอร์ชันที่สามารถใช้งานได้ฟรี ถือว่ามีฟีเจอร์ที่มากเพียงพอและตอบโจทย์สำหรับการใช้งานส่วนตัวหรือสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ส่วนเวอร์ชันที่เรียกเก็บค่าบริการจะมีฟีเจอร์ที่ครอบคลุมสำหรับการใช้งานในองค์กรที่มีขนาดใหญ่ขึ้น ซึ่ง MS Teams สามารถใช้งานได้ในระบบปฏิบัติการต่าง ๆ ทั้ง Windows, macOS, Linux, Android และ iOS ทำให้พนักงานขององค์กรสามารถใช้งานผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้อย่างหลากหลาย

เลือกใช้เวอร์ชันไหนดี? ฟรี VS เสียค่าบริการ

อันที่จริงแล้ว เวอร์ชันที่สามารถใช้งานได้ฟรี มีฟีเจอร์สำหรับการทำงานร่วมกันครบครันแม้ไม่ได้นั่งทำงานอยู่ที่ออฟฟิศอยู่แล้ว จึงน่าจะเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับบริษัทขนาดเล็ก เพราะสามารถติดต่อสื่อสารกันผ่านข้อความได้อย่างไม่จำกัด และสามารถคุยแบบ VDO Conference รวมถึงโทรคุยแบบส่วนตัวได้

นอกจากนี้ก็ยังมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนตัวบน Cloud ได้คนละ 2GB ด้วย (แต่เมื่อรวมทุกคนในทีมแล้วจะมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน Cloud อยู่ที่ 10GB) รวมถึงสามารถใช้งาน Word, Excel, PowerPoint and OneNote ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายบวกเพิ่มใด ๆ

อย่างไรก็ตาม เวอร์ชันฟรีจะยังขาดส่วนที่อำนวยความสะดวกเรื่องระบบรักษาความปลอดภัยและระบบจัดการบางอย่าง อาทิ ระบบการยืนยันตัวตน, ระบบการล็อกอินเข้าใช้งานครั้งเดียว ซึ่งมักเป็นที่ต้องการสำหรับบริษัทที่ประกอบธุรกิจต่าง ๆ 

หากบริษัทของคุณต้องการอัพเกรดการใช้งานในรูปแบบที่มีค่าบริการ ทาง Microsoft Teams มีแพคเกจให้เลือกด้วยกัน 3 แบบ ได้แก่ Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard และMicrosoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Basic

ค่าบริการ 5 เหรียญสหรัฐ (180 บาท) ต่อผู้ใช้งาน 1 คน ต่อการใช้งาน 1 เดือน โดยจะสามารถจัดตารางการประชุม  สามารถบันทึกการประชุม และมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน Cloud อยู่ที่ 1TB ต่อคน รวมถึงมีฟีเจอร์เรื่องระบบรักษาความปลอดภัยที่กล่าวไว้ข้างต้นด้วย

Microsoft 365 Business Standard

ค่าบริการ 12.50 เหรียญสหรัฐ (450 บาท) ต่อผู้ใช้งาน 1 คน ต่อการใช้งาน 1 เดือน ซึ่งนอกเหนือจากบริการที่ได้รับเพิ่มเติมจากแพคเกจที่ถูกที่สุดแล้ว ก็ยังพ่วงแอปพลิเคชันเสริมที่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานสำหรับเวอร์ชันเดสก์ท็อปด้วย ทั้ง Word, Excel, PowerPoint และอื่น ๆ รวมถึงมีแอปฯ สำหรับธุรกิจเพิ่มเข้ามา ได้แก่ Bookings (ระบบจัดการนัดหมายลูกค้าและกำหนดการประชุม), Invoicing (ระบบออกใบแจ้งหนี้ และถ่ายโอนข้อมูลใบแจ้งหนี้) และ MileIQ (ระบบบบันทึกระยะทางการเดินทางของพนักงาน)

Microsoft 365 Business Premium

ค่าบริการ 20 เหรียญสหรัฐ (720 บาท) ต่อผู้ใช้งาน 1 คน ต่อการใช้งาน 1 เดือน ซึ่งนอกจากฟีเจอร์ต่าง ๆ จาก 2 แพคเกจข้างต้นแล้ว ยังเพิ่มฟีเจอร์ด้านความเป็นส่วนตัวและระบบรักษาความปลอดภัยในระดับสูงยิ่งขึ้นเข้ามา รวมถึงมีตัวเลือกในการจัดการอุปกรณ์ที่หลากหลายยิ่งขึ้นด้วย

วิธีการดาวน์โหลด Microsoft Teams

หากต้องการดาวน์โหลด Microsoft Teams เว็บไซต์ของ Microsoft Teams จะมีให้เลือกดาวน์โหลดโปรแกรมทั้งสำหรับใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ และดาวน์โหลดสำหรับใช้งานบนสมาร์ทโฟน หรือกรอกอีเมลของคุณในช่องด้านล่าง เพื่อรอรับลิงก์สำหรับดาวน์โหลดจาก Microsoft Teams ผ่านอีเมลส่วนตัว  

นอกจากนี้ยังสามารถเข้าไปค้นหาแอปฯ จากใน Google Play Store หรือ Apple App Store เพื่อดาวน์โหลดลงในสมาร์ทโฟนได้ด้วย

ฟีเจอร์ต่าง ๆ ใน Microsoft Teams 

Microsoft Teams มีฟีเจอร์ที่ครบครันสำหรับการทำงานร่วมกัน ทั้งการประชุม VDO Conference ที่มีคุณภาพสูง  การคุยกันทางโทรศัพท์ การส่งข้อความหากันในรูปแบบส่วนตัวและเป็นกลุ่ม

โดยในการประชุมจะมีเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานมากมาย อาทิ ภาพพื้นหลังที่มีทั้งแบบกำหนดได้เองหรือเบลอพื้นหลัง, โหมดรับชมการประชุมที่หลากหลาย, การแชตด้วยข้อความ รวมถึงผู้ใช้งานยังสามารถแชร์หน้าจอในระหว่างการนำเสนอ (Presentation) ได้ด้วย เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นไปพร้อม ๆ กัน

นอกจากนี้ Microsoft Teams ยังสามารถบันทึกการประชุมได้ด้วย ทำให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมสามารถมาดูย้อนหลังได้โดยไม่พลาดสาระสำคัญของการประชุม และนับตั้งแต่เกิดสถานการณ์โควิด-19 เป็นต้นมา ทาง  Microsoft Teams ได้เพิ่มฟีเจอร์สำคัญ ๆ ที่สามารถขึ้นคำบรรยายในระหว่างการประชุม และถอดเสียงการประชุม เพื่อรองรับการประชุมทางไกลด้วย

สำหรับสิ่งที่ทำให้ Microsoft Teams โดดเด่นจากคู่แข่งเจ้าอื่น นั่นคือสามารถใช้งานร่วมกับ OneDrive และ SharePoint ของ Microsoft 365 ได้ด้วย จึงอำนวยความสะดวกในการใช้งานและช่วยให้สามารถแชร์ไฟล์ต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย

ความปลอดภัย

ในการประชุม VDO Conference จะมีระบบการเข้ารหัสความปลอดภัยแบบ End-to-End Encryption (E2EE)  ซึ่งเป็นระบบเข้ารหัสระหว่างคู่สนทนาตั้งแต่ต้นทางไปยังปลายทาง นั่นหมายความว่าบุคคลที่สาม หรือผู้ให้บริการจะไม่สามารถเข้าถึงการประชุมโดยการถอดรหัสได้นั่นเอง

ทั้งนี้ Microsoft ให้ความสำคัญกับการป้องกันการ Zoombombing หรือการที่มีบุคคลอื่นเข้ามาร่วมการประชุมโดยไม่ได้รับเชิญและมีเจตนาขัดขวางหรือแซกแทรงการประชุม จึงนำระบบ E2EE รวมถึงนำระบบยืนยันตัวตนสองชั้น (Two-Factor Authentication) และการเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption) มาใช้ด้วย เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับผู้ใช้งานยิ่งขึ้น

บทความที่น่าสนใจ: Unified Commerce คืออะไร? ซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับอีคอมเมิร์ซ?