Airtable คืออะไร? ต่างจาก Spreadsheet ที่หลายคนคุ้นเคยอย่างไร?

Airtable คืออะไร?

Airtable เป็นแพลตฟอร์มการสร้างตาราง Spreadsheet ที่ผสมผสานระหว่างตารางแบบ Excel กับการรวมฐานข้อมูล (Database) ไว้ในที่เดียวกัน

ความโดดเด่นของ Airtable คือใช้งานง่าย สามารถสร้างตารางเพื่อเป็นฐานข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ต่างจากการสร้างตาราง Excel แบบเดิม ๆ แม้ว่าหน้าตาของตารางคล้ายกับ Spreadsheet ที่หลายคนคุ้นเคยและยังมีฟีเจอร์ที่แตกต่าง อาทิ

• สามารถปรับแต่ง Field หรือตัวกำหนดรูปแบบข้อมูลได้อย่างหลากหลาย รวมถึงบาร์โค้ดและสูตรคำนวณต่าง ๆ
• กำหนดได้ว่าผู้ใช้งานแต่ละคน มีอำนาจในการเข้าถึงข้อมูลได้ในระดับใด
• มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้เลือกใช้ รวมถึงตารางในการวางแผนโซเขียลมีเดียด้วย
• สามารถปรับมุมมองการดูข้อมูลในตารางได้อย่างหลากหลาย

Spreadsheet  คืออะไร?

Spreadsheet คือโปรแกรมสร้างตารางที่ประกอบไปด้วยคอลัมน์, แถว, เซลล์ ซึ่งโปรแกรมที่ได้รับความนิยมและหลายคนคุ้นเคยกันก็คือ Excel ของ Microsoft และ Google Sheets ของ Google นั่นเอง โดยคอลัมน์จะไว้สำหรับใส่ข้อความต่าง ๆ และมีชื่อคอลัมน์ระบุไว้ด้านบน ขณะที่แถวต่าง ๆ จะมีตัวเลขกำกับไว้ด้านหน้าสุด

ตาราง Spreadsheet เหล่านี้ ถือเป็นการเก็บข้อมูลที่สามารถคำนวณหาผลลัพธ์ออกมาได้อย่างง่ายดาย แต่หากมีความจำเป็นต้องเก็บบันทึกข้อมูลจำนวนมาก รวมถึงมีโครงสร้างอื่น ๆ ที่มากขึ้นด้วยก็อาจจำเป็นต้องใช้ Database หรือฐานข้อมูลมาในการจัดเก็บข้อมูลแทน

• ข้อมูลที่จัดเก็บส่วนใหญ่มีแค่ข้อความ, ตัวเลข และสูตรคำนวณต่าง ๆ เท่านั้น
• มีความยืดหยุ่นมากกว่า Database และสามารถรวบรวมข้อมูลไว้ที่ใดในเซลล์ก็ได้
• สามารถแชร์ตารางกับผู้อื่นได้ แต่มีฟีข้อจำกัดเรื่องฟีเจอร์ในการทำงานร่วมกัน

Database คืออะไร?

Database หรือฐานข้อมูลจะช่วยให้การจัดเก็บ รวมถึงการจัดการข้อมูล และดึงข้อมูลมาใช้งานได้ง่ายขึ้น ซึ่งแอปพลิเคชันส่วนใหญ่ที่เราใช้งานกันทุกวันนี้ ก็จะมีฐานข้อมูลไว้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น Facebook จะมีฐานข้อมูลของผู้ใช้งาน, กลุ่มในเฟซบุ๊ก, อีเวนต์ต่าง ๆ หรือองค์กรอย่างธนาคารก็จะมีฐานข้อมูลด้วยเช่นกัน เพื่อจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า, ชื่อบัญชี, ใบแจ้งหนี้ต่าง ๆ

• ข้อมูลที่จัดเก็บมีความหลากหลายทั้งข้อความ, วัน-เวลา, รูปภาพ, วิดีโอ และมีช่อง Checkbox ให้ด้วย
• แม้ว่ามีความยืดหยุ่นน้อยกว่า Spreadsheet แต่มีระบบตรวจเช็กความถูกต้องที่ป้องกันความผิดพลาดในการใส่ข้อมูลผิดประเภท
• Database เป็นเครื่องมือที่ถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกับผู้อื่นโดยเฉพาะ

Airtable มีคุณสมบัติของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational database)

ฟีเจอร์เด่นของ Airtable คือตารางที่สร้างขึ้นมาสามารถเชื่อมโยงไปอีกตารางได้โดยมีความสัมพันธ์ระหว่างกัน จึงมีคุณสมบัติของการเป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational database) อย่างแท้จริง

หากจะยกตัวอย่างให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ให้ลองจินตนาการถึงการสร้างฐานข้อมูลเกี่ยวกับสโมสรฟุตบอลสัก 1 ทีม ซึ่งตารางข้อมูลที่จะต้องสร้างประกอบด้วย ทีม, ผู้เล่น, ทีมโค้ช และแมตช์แข่งขัน โดยตารางเหล่านี้ล้วนมีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กัน เนื่องจากทีมต้องประกอบไปด้วยผู้เล่นและทีมสต๊าฟโค้ช, แมตช์แข่งขันในแต่ละนัดจะประกอบไปด้วย 2 ทีมที่ลงแข่งขันกัน ซึ่ง Airtable สามารถสร้างลิงก์ที่เชื่อมโยงความสัมพันธ์เหล่านี้ได้ จึงทำให้การใส่ข้อมูลในแต่ละตารางทำได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น

Airtable มีประโยชน์อย่างไร

นอกจาก Airtable จะช่วยให้จัดการข้อมูลในรูปแบบโปรแกรม Excel ได้ง่ายยิ่งขึ้นแล้ว ก็ยังมีประโยชน์อีกหลายประการ ดังนี้

• สามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี โดยผู้ใช้งานสามารถมอบหมายงาน แชร์สถานะต่าง ๆ ของโปรเจ็กต์ที่ทำงานร่วมกันได้ ขณะที่ผู้ใช้งานคนอื่นก็สามารถค้นหาและแชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันได้เช่นกัน นอกจากนี้ ผู้ใช้งานยังสามารถกำหนดบทบาทและระดับการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ด้วย   
• หน้าตาเหมือน Spreadsheet ที่คุ้นเคย จึงทำให้ผู้ใช้งานที่เคยใช้โปรแกรม Excel หรือ Google Sheets มาก่อนแล้วสามารถใช้งานได้ง่าย ๆ
• มีเทมเพลตสำเร็จรูปที่สร้างไว้ให้ จึงสามารถเลือกใช้งานได้เลย แม้จะไม่เคยใช้งาน Airtable มาก่อน ก็สามารถนำเทมเพลตเหล่านี้มาใช้ได้ โดยไม่ต้องออกแบบใด ๆ เพียงแค่ใส่ข้อมูลที่ต้องการเข้าไปเท่านั้น
• Airtable เป็นแพลตฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้ ทำให้ผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลได้จากมุมมองที่ต่างกันออกไปได้ อาทิ ตาราง, ปฏิทิน, กระดานทำงานแบบ Kandan หรือแบบฟอร์มกรอกข้อมูล อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมข้อมูลได้ตามต้องการด้วย
• ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนกัน เพียงกำหนดหรือตั้งค่าการทำงานให้เหมาะสม ก็สามารถช่วยประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานภายในทีมยิ่งขึ้น
• มีระบบการติดตามข้อมูล จึงช่วยให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถติดตามข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อตารางหรือข้อมูลต่าง ๆ ที่บันทึกไว้มีการอัพเดตหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล ส่งผลให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมมีประสิทธิภาพและมีความโปร่งใสยิ่งขึ้น   

Airtable เหมาะสำหรับงานแบบใด

ด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ ของ Airtable ที่ให้มานั้น ทำให้ใช้งานได้ง่ายโดยไม่จำเป็นต้องใส่โค้ดให้ยุ่งยาก จึงได้รับความนิยมในธุรกิจต่าง ๆ และนี่คืองานประเภทต่าง ๆ ที่เหมาะกับการใช้งาน Airtable เพื่อให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น

• ปฏิทินสำหรับวางแผนคอนเทนต์
• การวางแผนบริหารโครงการ (Project Management)
• การจัดการแคมเปญด้านการตลาด
• เปิดตัวสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ
• แคตตาล็อกผลิตภัณฑ์
• วางแผนงานอีเวนต์ต่าง ๆ
• รับสมัครหางาน
• การจัดการบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Management)
• จัดเก็บข้อมูลพนักงานสำหรับฝ่ายบุคคล

การใช้งานร่วมกับแอปพลิเคชั่นอื่น ๆ

• ส่งอีเมลโดยใช้ Airtable
• ซิงก์ข้อมูลไปยัง Google Calendar
• มีการอัพเดตความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นไปยังแอปฯ อื่น ๆ
• ส่งข้อความในแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเป็นทีม Slack และ Microsoft Teams
• ตั้งเวลาในการทวีตข้อความ
• ลงทะเบียนชำระเงินโดยการใช้ Stripe
• จัดการไฟล์ต่าง ๆ ร่วมกับ Dropbox

ขั้นตอนเบื้องต้นในการสร้างตาราง Airtable  

• สร้าง Workspace (พื้นที่ทำงานและใช้งานร่วมกันในองค์กร / บริษัท)

กด + ตรงแถบ  Workspace ทางฝั่งข้ายมือ หรือด้านล่างสุด เพื่อสร้าง Workspace สำหรับทำงานร่วมกันภายในทีม โดยสามารถตั้งชื่อโปรเจกต์หรืองานที่รับผิดชอบได้

• สร้าง Base (ฐานข้อมูลที่อยู่ใน Workspace)

หากเพิ่งใช้งานครั้งแรก ผู้ใช้งานสามารถก๊อปปี้เทมเพลตสำเร็จรูปที่มีอยู่ใน Airtable มาใช้งานได้เลย เนื่องจากเทมเพลตเหล่านี้มีการออกแบบที่รองรับการทำงานไว้หลากหลายรูปแบบ ซึ่ง Base ที่สร้างขึ้นมานั้น จะเป็นฐานข้อมูลสำหรับโปรเจกต์ใดโปรเจกต์หนึ่ง ดังนั้น ใน Workplace เดียวกันจึงสามารถสร้าง Base ใหม่ ๆ ขึ้นมาได้

จากนั้นก็เลือกมุมมองของ Base ว่าต้องการให้เห็นหน้าจอเป็นแบบใด อาทิ ตาราง, ปฏิทิน, กระดานทำงานแบบ Kandan หรือแบบฟอร์มกรอกข้อมูล พร้อมทั้งสามารถมอบหมายงานให้เพื่อนร่วมงาน และกำหนดบทบาทในการเข้าถึงข้อมูลได้ด้วย ขณะเดียวกันก็สามารถแชร์ Base ที่ต้องการให้กับบุคคลภายนอก เช่น ลูกค้า ดูได้ด้วย

เพียงเท่านี้ เราก็จะได้ Spreadsheet ที่สามารถจัดเก็บฐานข้อมูลได้หลากหลายตามความต้องการ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นเรื่องที่ง่ายยิ่งขึ้น!

บทความที่เกี่ยวข้อง: รู้จัก Microsoft Teams แพลตฟอร์มทำงานเป็นทีม ตอบโจทย์ทั้งบริษัทและองค์กร