การทำ Digital Transformationสำหรับ SME เพื่อธุรกิจที่เติบโต

ยุคสมัยนี้ ธุรกิจไหนถ้ายังไม่ได้ทำการตลาดบนโลกออนไลน์ ความสามารถในการแข่งขันน้อยลง การปรับตัวของธุรกิจขนาดย่อม หรือ SME เป็นหัวข้อที่สำคัญมากในยุคปัจจุบันที่มีเทคโนโลยีและสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและนี่คือบางวิธีที่ SME สามารถปรับตัวเพื่อสร้างความยืดหยุ่นและแข่งขันในตลาดได้

เรามาดูกันว่ามีอะไรบ้างที่ควรจะต้องปรับตัว ซึ่ง Digital Transformation มีการพูดถึงอย่างแพร่หลาย มา 5-6 ปี ได้แล้ว โดยมีบางองค์กรหรือว่าบริษัทใหญ่ ๆ ก็มีการทำ Digital Transformation ไปแล้ว แต่ว่าโดยส่วนใหญ่แล้วธุรกิจขนาดย่อม หรือ SME ยัง ไม่ค่อยมีการปรับตัวในส่วนนี้เท่าไร ซึ่งการทำ Digital Transformation สามารถทำเองได้ แค่ให้รู้ว่าคุณควรจะต้องทำอะไรบ้าง หรือว่าจะต้องเริ่มต้นจากตรงไหนบ้าง

การทำ Digital Transformation ควรเริ่มจากอะไร

อันดับแรกของการทำ Digital Transformation คือ การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในธุรกิจ SME ควรนำเทคโนโลยีมาใช้ปรับปรุงกระบวนการการทำงานการสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น การลดต้นทุนหรือการจัดการภายในองค์กรก็มีส่วนสำคัญเช่นกัน ยกตัวอย่างให้เห็นภาพคือการใช้ระบบบัญชีออนไลน์ ธุรกิจที่สามารถดึงระบบบัญชีขึ้นมาเป็นออนไลน์ได้ ผู้บริหารหรือว่าเซลล์หรือว่าใครก็แล้วแต่ที่สามารถเข้าไปดูข้อมูลได้อย่างเรียลไทม์ เราจะสามารถรู้และเห็นภาพได้ทันทีเลยว่าวันนี้ยอดขายเป็นอย่างไร สินค้าตรงไหนเป็นอย่างไรบ้าง สต๊อกเป็นอย่างไร

ทุกอย่างถ้าเราเอาขึ้นมาไว้บน Cloud หรือว่าบนออนไลน์ได้ จะทำให้เรามีความสามารถในการตัดสินใจหรือว่าเป็นการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ในยุค AI คือ ยิ่งเรามี Data มากเท่าไร เราสามารถใช้ AI เข้ามาช่วยได้ ถ้าคุณทำการค้าแล้วก็มีสินค้ามากมายจากที่คุณทำสต็อกหรือว่าทำยอดขายแบบออฟไลน์ แต่ว่าถ้าคุณดึงขึ้นมาเป็นบทออนไลน์แล้ว คุณสามารถที่จะเอา AI อ่ะครับเข้าไปวิคราะห์ แล้วถาม AI ได้ว่าเดือนที่ผ่านมายอดขายตรงไหนเป็นอย่างไร ตัวไหนที่ขายดี ตัวไหนที่ขายไม่ดี แล้วเราควรจะต้องทำแบบไหนอย่างไร เราควรจะทำโปรโมชันแบบไหน ควรจะดึงสินค้าไหนมาแจก หรือว่ามาแถม หรือว่ามันแบบ Bundle ทุกอย่างพวกนี้ AI สามารถที่จะเข้าไปวิเคราะห์ให้เราได้

ส่วนที่ 2 ของการทำ Digital Transformation การทำการตลาดออนไลน์ หรือ Digital Marketing สามารถทำได้ในทุกธุรกิจ ทุกบริการเลย ในยุคสมัยนี้ ธุรกิจไหนถ้ายังไม่ได้ทำการตลาดออนไลน์หรือยังไม่ได้วางแผนที่จะเริ่มต้น ความสามารถในการแข่งขันของคุณจะน้อยลง ส่วนที่ 3 ของการทำ Digital Transformation คือ การจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรหรือว่าเป็นข้อมูล หรือสิ่ง
ต่าง ๆ ด้วยการจัดการให้มันมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ส่วนที่ 4 ของการทำ Digital Transformation อยากจะให้โฟกัสไปที่ การพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ การที่เรานำเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อพัฒนาสินค้าหรือบริการเพื่อที่จะตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าหรือว่าของคู่ค้าได้อย่างรวดเร็ว ถือว่ามีส่วนสำคัญเหมือนกัน และส่วนสุดท้ายคือการวางแผนและการติดตามผล หากเริ่มทำ Digital Transformation แล้ว แต่ว่าเราไม่มี KPI หรือว่าไม่มีการวางแผนแล้วติดตามผลเรื่อย ๆ ก็จะเหมือนว่าเราประชุมแล้วทุกอย่างอยู่บนโต๊ แต่ว่าสุดท้ายแล้วไม่เกิดผลอะไรกลับมา เพราะว่าทุกคนไม่ได้มี KPI หรือว่าไม่มีหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ซึ่งส่วนนี้เป็นส่วนที่สำคัญมาก เพราะการเปลี่ยนแปลงตรงนี้มันทำให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นหรือน้อยลง หรือว่าติดตรงไหนอย่างไร

เจาะลึกรายละเอียดของการทำ Digital Transformation

1. การนำเทคโนโลยีมาใช้

แต่ละธุรกิจมีความแตกต่างกันไป จึงไม่สามารถพูดได้ว่าควรจะต้องนำเทคโนลยีหรือว่าต้องนำซอฟต์แวร์ไหนมาใช้ แต่พื้นฐานแล้ว เรื่องของการใช้เทคโนโลยีในการสื่อสารภายในองค์กร เราจะทำอย่างไรเพื่อให้การสื่อสารภายในองค์กรของเราเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งส่วนใหญ่จะยังใช้โปรแกรมแชทอย่างเช่น LINE ในการคุยงาน โดยสร้างกรุ๊ปแต่ละกรุ๊ป แต่ละหัวข้อ แต่ละแผนกขึ้นมาคุยกัน

โปรแกรมแชท

จริง ๆ แล้วเทคโนโลยีในการสื่อสารภายในองค์กรเนี่ยเป็นส่วนที่สำคัญมาก ๆ ถ้าเป็นระดับที่เป็น Enterprise หรือว่าเป็นบริษัทใหญ่ จะมีการใช้โปรแกรมแชต อย่างเช่น Slack, Microsoft Teams หรือว่า Google Chat ในการติดต่อประสานงานภายในองค์กร แต่จริง ๆ ก็ยังมีแพลตฟอร์มที่ใช้ง่ายแล้ว ก็ต้นทุนต่ำอยู่หลายตัว ได้แก่ LINE OpenChat และ Discord ซึ่ง Discord เป็นโปรแกรมส่งข้อความหรือโปรแกรมแชทที่มีฟีเจอร์ที่ที่ไม่แตกต่างกันระหว่าง Slack Microsoft Teams หรือว่า Google Chat โดย Discord สามารถใช้ได้ฟรี แต่จะมีข้อเสียเล็กน้อย ตรงที่เป็นเทคโนโลยีที่ค่อนข้างเข้าใจยากนิด เพราะมีฟีเจอร์เยอะ และมีหน้าตาการใช้งานที่ผู้ใช้งานจะต้องทำความเข้าใจในระดับนึง

ส่วนแอปสุดท้ายที่อยากจะแถมก็คือแอปฯ น้องใหม่ FoxSpace เป็นแอปพลิเคชันส่งข้อความที่ทำมาเพื่อใช้ในธุรกิจหรือที่ทำมาเพื่อสร้าง Community ซึ่งตอนนี้ยังเปิดให้ใช้ฟรี โดยสามารถสร้างเซิร์ฟเวอร์ของคุณขึ้นมา แล้วดึงคนภายในองค์กรเข้ามาในเซิร์ฟเวอร์ แล้วก็สร้าง Topic ห้องต่าง ๆ ไว้คุยกัน ไม่ว่าคุณจะสร้างกรุ๊ปที่เป็นแต่ละแผนก แล้วในแต่ละแผนกก็มี Topic ที่จะต้องคุย โดยสร้างให้ขึ้นมาเป็นห้องแชทได้ ข้อดีของมันคือถ้าคุณเป็นผู้บริหาร คุณเป็นระดับเมเนเจอร์ หรือว่าอะไรก็แล้วแต่ คุณสามารถที่จะเห็นข้อมูลแชทหรือว่าเห็น Progress ต่าง ๆ การทำงานต่าง ๆ ของแต่ละคนได้ตั้งแต่บนลงล่าง เพราะฉะนั้น คุณก็จะรู้ว่าใครทำงานแบบไหนอย่างไร ใครติดตามงาน ใครไม่ติดตามงาน ใครทำงานบ้าง ใครไม่ทำงานบ้าง เราก็สามารถรู้ได้ จึงทำให้การติดต่อประสานงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Database

ส่วนซอฟต์แวร์ Category ต่อไป คือ Database การเก็บข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งตัวที่อยากจะแนะนำคือ Airtable ซึ่งจะคล้ายๆ กับ Spreadsheet หรือว่า Excel แต่สามารถทำเป็น Database ได้ โดยสามารถใส่ข้อมูลใส่ สามารถใส่รูปภาพสามารถ ใส่สูตร สามารถเชื่อมข้อมูลไปในส่วนอื่น ๆ ได้ สามารถที่จะใช้ Data ได้ทันที โดยจะไปปลั๊กอินกับ AI ต่าง ๆ ซึ่ง AI จะวิเคราะห์ไดhว่า 2-3 ปีที่ผ่านมายอดขายเป็นอย่างไร สินค้าตัวไหน Perform หรือว่าไม่ Perform แล้ว หรือเราควรจะต้องไปโฟกัสตัวไหน ต้องการทำโปรโมชันแบบไหน ถ้าเรามีข้อมูลมากพอ เราสามารถให้ AI เข้าไปดู แล้วก็ตัดสินใจหรือว่าแนะนำให้ข้อมูลกับเราได้

Project Management

Project Management จริง ๆ แล้วมีหลากหลายมาก ไม่ว่าจะเป็น ClickUp, Monday.com แต๋ธุรกิจ SMEอาจะยังไม่ต้องไปถึงขนาดนั้นก็ได้ เพราะจริง ๆ โปรแกรมเหล่านี้เป็น Project Management ที่สำหรับใช้ในองค์กรระดับกลางจนถึงระดับใหญ่ได้ ซึ่งธุรกิจขนาดย่อมไม่ได้มีกระบวนการ

Project Management จริง ๆ แล้วมีหลากหลายมาก ไม่ว่าจะเป็น ClickUp, Monday.com แต๋ธุรกิจ SMEอาจะยังไม่ต้องไปถึงขนาดนั้นก็ได้ เพราะจริง ๆ โปรแกรมเหล่านี้เป็น Project Management ที่สำหรับใช้ในองค์กรระดับกลางจนถึงระดับใหญ่ได้ ซึ่งธุรกิจขนาดย่อมไม่ได้มีกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน จึงอยากแนะนำให้เริ่มใช้ Trello ก่อน ซึ่งก็คือกระดานบอร์ดดิจิทัล ที่มอบหมายงานให้ทีมงานที่สามารถดูได้แบบออนไลน์ และมีบอร์ดที่สามารถแยกได้ว่าบอร์ดคอลัมน์นี้เป็นของแผนกไหน ใครเป็นคนหัวหน้าทีมที่ดูแลงานนั้น หรือจะให้ใครมาช่วยงาน เราก็สามารถที่จะดูรายละเอียดได้ รวมถึงดูความเคลื่อนไหวของการทำงานได้

2. การตลาดออนไลน์

การตลาดออนไลน์ในยุคสมัยนี้มีการเปลี่ยนแปลงเรื่องของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว เรื่องของออนไลน์ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของโซเชียลมีเดียต่าง ๆ หรือว่าแพลตฟอร์ม Marketplace ต่าง ๆ มีความสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างก้าวกระโดด

สิ่งแรกที่ในการทำการตลาดออนไลน์ คือจะต้องวางแผน วางกลยุทธ์ให้ดีก่อน เพราะว่าจริง ๆ แล้วการทำการตลาดออนไลน์มีหลากหลายรูปแบบมาก มีหลาย Channel ให้ทำ ถ้าเราไม่สามารถวางแผนที่ดีแล้ว จะทำโดยไม่มีทิศทางและไม่มีประสิทธิภาพ แแต่ถ้าทำอย่างถูกต้องก็สามารถรับประกันได้ว่าจะออกมาดีแน่นอน

หลังจากวางแผนการตลาดออนไลน์แล้ว ต่อไปก็จะมาเริ่มต้นด้วยการใช้แพลตฟอร์มหรือช่องทางไหนในการทำการตลาดออนไลน์ สิ่งแรกที่อยากจะแนะนำ คือ การทำเว็บไซต์ เพราะการทำเว็บไซต์สำหรับธุรกิจของเรามีความสำคัญมากที่สุดในการทำการตลาดออนไลน์ เพราะก่อนจะไปทำโซเชียลมีเดียต้องทำเว็บไซต์ของคุณให้ดีก่อน

3. การจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการทรัพยากรให้อย่างมีประสิทธิภาพ แบ่งได้ 2 ส่วน คือ การจัดการทรัพยากรบุคคล หรือพนักงาน การที่เราจะเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร หรือการจัดการคนให้มีประสิทธิภาพ ส่วนที่สำคัญคือการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้ว จะต้องให้พนักงานใช้เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพด้วย เพราะฉะนั้นการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรที่ทุกอย่างเคยทำแบบออฟไลน์ ที่ต้องมีการ Approve ทุกขั้นตอน ต้องรอเซ็นเอกสาร เราจะต้องปรับเปลี่ยนตรงนี้ด้วยเช่นกัน เพราะว่าเรามีเทคโนโลยีแล้วบางสิ่งที่ไม่จำเป็นหรือจำเป็นน้อย เราก็ตัดออกได้ แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงสิ่งที่พนักงานทำมาเป็น 10 ปี เพื่อที่จะมาใช้เทคโนโลยีใหม่จะเป็นความยากในการทำ Digital Transformation เพราะว่าบางคนก็จะรู้สึกว่ามันไม่อยากจะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ หรือว่าบางคนที่เรียนรู้แล้วไม่เข้าใจ หรือว่ามันไม่เห็นจะมีประโยชน์อะไร เราต้องทำให้พนักงานเห็นประโยชน์ให้ได้ แล้วก็ปรับเปลี่ยนวิธีคิดหรือทัศนคติใหม่ทั้งองค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารจนลงมาถึงพนักงาน

ส่วนที่ 2 คือ การจัดการทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพ หรือ การลดต้นทุน ลดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานแต่ว่ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จากที่เราจะต้องนับสต๊อกมือ หรือว่าการที่เราจะต้องมีสต๊อกในกระดาษ เราก็เปลี่ยนจาก
การนำสต็อก หรือจัดการข้อมูล ขึ้นมาอยู่บนโลกออนไลน์ ซึ่งจะช่วยให้คุณบริหารต้นทุนของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน

ส่วนสุดท้ายคือ การวาง KPI และติดตามผล ซึ่งควรจะมีการวาง KPI ในแต่ละส่วน เช่น หลังจากที่มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ มีการ Training แล้ว ผ่านไป 1 เดือน ผลที่พนักงานใช้ออกมาเป็นอย่างไร ติดขัดตรงไหนบ้าง เราอาจจะต้องมีการ
ติดตามผลแล้วก็มีการสอบถามว่าแพลตฟอร์มนี้หรือว่าเครื่องมือนี้เข้ามาช่วยคุณได้อย่างไร หรือยังมีสิ่งไหนที่ยังอยากได้เพิ่มเติม ซึ่งสามารถนำมาแชร์กันได้

ทั้งหมดนี้ สามารถนำไปใช้ได้ตั้งแต่ธุรกิจขนาดย่อมจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ ซึ่งการทำ Digital Transformation มีความสำคัญมาก ๆ ในยุคสมัยที่มีเทคโนโลยีที่ปรับเปลี่ยนหมุนเร็วแล้ว ยิ่งจะมีเทคโนโลยีที่เป็น AIเข้ามาอีกในยุคต่อไป เป็นยุคที่จะต้องแข่งขันกันด้วยข้อมูล ดังนั้น AI จะมีส่วนสำคัญในการวิเคราะห์ข้อมูล หรือให้คำแนะนำเกี่ยวกับแผนการตลาด หรือเจาะจงที่เกิดขึ้นได้ แต่ถ้าคุณยังไม่มีข้อมูลหรือ Data ที่เป็นออนไลน์ หรือคุณยังไม่ได้ทำ Digital
Transformation การนำ AI เข้ามาใช้ก็จะไม่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการเก็บ Data ในรูปแบบดิจิทัล ไม่สามารถเก็บได้ภายในวันหรือสองวัน คุณจะต้องมีเวลาในการเก็บสะสมไปเรื่อย ๆ เพราะฉะนั้นการทำ Digital Transformation จึงควรเริ่มต้นได้แล้ว

บทความที่เกี่ยวข้อง: เทคนิคทำ Landing Page ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับ SME